Как обеспечить 100%-ную явку на митинге и провести совещание за полчаса
Доброго понедельника, работающие. С вами обещанный текст про онлайн и оффлайн совещания. Посмотрим на проведение встреч с точки зрения организатора.
Совещания бывают нужны для того, чтобы:
⁃ провести трекинг текущих проектов. Опросить каждого участника, посмотреть текущие метрики, дать разным командам послушать друг друга и сгенерировать идеи на стыке разных направлений, услышать проблемы, которые мешают работе, и прийти к их решению
⁃ спланировать новый проект. Перед запуском проекта / сезона / ивента предложить свой план и согласовать со всеми ключевыми участниками, чтобы избежать больших несостыковок в дедлайнах (маленькие все равно будут)
⁃ засинхрониться эмоционально. Другими словами, провести климат-встречу. Услышать живые интонации, увидеть глаза и улыбки, вместе помолчать. Особенно актуально на удалёнке, где бóльшая часть процессов выполняется асинхронно. Такие созвоны нужны, чтобы почувствовать команду, снять напряжение, убедиться, что все правильно поняли твой сарказм в чате
Все эти встречи, несмотря на разные цели, дают прозрачность — до сих пор недооцененное качество, идущее вместе с доверием, чувством безопасности и пространством для креатива.
Как сделать так, чтобы созвоны никого не напрягали и занимали минимум времени? Продайте их. Одно из бизнес-словечек, которое моему нежному гуманитарному слуху когда-то казалось неуместным в контексте коммуникации. Но и оно, блин, оказалось самым подходящим. Продайте — значит сделайте так, чтобы люди захотели на вашу встречу прийти и заплатили за нее своим временем. Как?
Для начала честно ответьте себе на заглавный вопрос канала. Может статься, что задачу, которую вы хотите решить созвоном, можно решить двумя сообщениями в слаке.
Цель ясна, созвон нужен, что теперь? Подготовьте информацию (документы, наработки, картинки) по сабжу и вышлите ее вместе с инвайтом. Так вы сэкономите время созвона на объяснение и знакомство с контекстом.
Убедитесь, что все те, кого вы собираетесь позвать, действительно нужны (вряд ли контент-мейкер нужен на встрече по бюджету). А затем объясните это им.
И вот теперь можно переходить к согласованию даты, времени и продолжительности встречи. Хорошо если у всех есть доступы к календарям, тогда можно свести общую доступность и предложить на выбор не больше 2 вариантов.
Не забывайте об этих советах, и созвоны даже по самой сложной теме можно будет проводить за полчаса. Проверено.
Вместо PS.
Какой вариант приглашения на встречу вам нравится больше?
А) Тимофей, завтра в 11 будет встреча по издательству. Пожалуйста приходите.
Б) Тимофей, на этой неделе нужна встреча на полтора часа по планам издательства, хочу принять во внимание вашу экспертизу проджект-менеджера. Драфт на первое полугодие по ссылке. Посмотрите пожалуйста, на встрече обсудим. Когда вам удобнее — вторник в 11:00 или в среду во второй половине дня?
Доброго понедельника, работающие. С вами обещанный текст про онлайн и оффлайн совещания. Посмотрим на проведение встреч с точки зрения организатора.
Совещания бывают нужны для того, чтобы:
⁃ провести трекинг текущих проектов. Опросить каждого участника, посмотреть текущие метрики, дать разным командам послушать друг друга и сгенерировать идеи на стыке разных направлений, услышать проблемы, которые мешают работе, и прийти к их решению
⁃ спланировать новый проект. Перед запуском проекта / сезона / ивента предложить свой план и согласовать со всеми ключевыми участниками, чтобы избежать больших несостыковок в дедлайнах (маленькие все равно будут)
⁃ засинхрониться эмоционально. Другими словами, провести климат-встречу. Услышать живые интонации, увидеть глаза и улыбки, вместе помолчать. Особенно актуально на удалёнке, где бóльшая часть процессов выполняется асинхронно. Такие созвоны нужны, чтобы почувствовать команду, снять напряжение, убедиться, что все правильно поняли твой сарказм в чате
Все эти встречи, несмотря на разные цели, дают прозрачность — до сих пор недооцененное качество, идущее вместе с доверием, чувством безопасности и пространством для креатива.
Как сделать так, чтобы созвоны никого не напрягали и занимали минимум времени? Продайте их. Одно из бизнес-словечек, которое моему нежному гуманитарному слуху когда-то казалось неуместным в контексте коммуникации. Но и оно, блин, оказалось самым подходящим. Продайте — значит сделайте так, чтобы люди захотели на вашу встречу прийти и заплатили за нее своим временем. Как?
Для начала честно ответьте себе на заглавный вопрос канала. Может статься, что задачу, которую вы хотите решить созвоном, можно решить двумя сообщениями в слаке.
Цель ясна, созвон нужен, что теперь? Подготовьте информацию (документы, наработки, картинки) по сабжу и вышлите ее вместе с инвайтом. Так вы сэкономите время созвона на объяснение и знакомство с контекстом.
Убедитесь, что все те, кого вы собираетесь позвать, действительно нужны (вряд ли контент-мейкер нужен на встрече по бюджету). А затем объясните это им.
И вот теперь можно переходить к согласованию даты, времени и продолжительности встречи. Хорошо если у всех есть доступы к календарям, тогда можно свести общую доступность и предложить на выбор не больше 2 вариантов.
Не забывайте об этих советах, и созвоны даже по самой сложной теме можно будет проводить за полчаса. Проверено.
Вместо PS.
Какой вариант приглашения на встречу вам нравится больше?
А) Тимофей, завтра в 11 будет встреча по издательству. Пожалуйста приходите.
Б) Тимофей, на этой неделе нужна встреча на полтора часа по планам издательства, хочу принять во внимание вашу экспертизу проджект-менеджера. Драфт на первое полугодие по ссылке. Посмотрите пожалуйста, на встрече обсудим. Когда вам удобнее — вторник в 11:00 или в среду во второй половине дня?